Wat is complexiteit?

Is complexiteit echt complex?

Vaak werd ik getroffen door het feit dat wat we als ‘complex’ ervaren soms slechts een constructie in ons hoofd is omdat we niet begrijpen wat we zien.

Voorbeeld? Voor sommigen is een computer erg complex, moeilijk te begrijpen. Voor anderen is het iets eenvoudigs, iets wat in vele variaties op één thema voorkomt:

In essentie heeft elke computer een hart dat de processor wordt genoemd, rondom de processor vinden we een aantal in- en uitvoerapparaten en er zijn apparaten om gegevens op te slaan, het geheugen. Dat is alles. Wat voor een computer je ook tegenkomt; in principe zijn ze allemaal hetzelfde, aangenomen dat je weet waar je moet zoeken naar de gemene deler(s).

Wat heeft dat te maken met procesanalyse?

Stel dat je een proces vindt waar je hoofdpijn van krijgt, een proces waarvan het je gaat duizelen. Er zijn nu 3 opties:

1. Het is een heel goed proces, maar je weet gewoon niet wat het doet en wat je ziet…
2. Het is een compleet willekeurige reeks acties die bij elkaar lijken te horen, maar dat is gewoon ‘toeval’…
3. Of het is een tussenvorm; er is een kern van goede acties vermengd met een aantal min of meer nutteloze en/of willekeurige activiteiten…

We weten dat bij bedrijfsprocessen 95 tot 99,5% van de activiteiten in de meeste processen geen waarde toevoegt aan het beoogde doel van dat proces… (Peters, Einde van de hiërarchie)

Waardevol of niet?

Het probleem is nu: We weten niet wat het waardevolle deel van het proces is en wat het ‘ruis’-deel van het proces is.

En zelfs het waardevolle deel van het proces kan ‘een oneindige hoeveelheid afwijkingen’ vertonen…

Van de miljoenen en miljoenen auto’s op de weg zijn er geen twee identieke auto’s; toch zijn het allemaal onmiskenbaar auto’s.

Uniek of hetzelfde?

Van de 7 miljard mensen op aarde is iedereen uniek en toch herkennen we ze allemaal onmiddellijk als ‘een mens’; zelfs de meest verminkten of gehandicapten. En zelfs nog sterker: We hoeven maar een deel van het gezicht te zien oméén specifiek individu te identificeren! En we weten niet waarom dat is…

Blijkbaar zijn er enkele ‘parameters’, enkele ‘markers’ waar we naar scannen, om een auto van een fiets, een man van een vrouw of een mens van een aap te onderscheiden.

Mensen hebben een aantal gemeenschappelijke kenmerken die hen onderscheiden van apen. De ogen van een mens hebben een aantal gemeenschappelijke unieke kenmerken die het mogelijk maken om de een van de ander te onderscheiden. Complex? Alleen zolang je het ‘systeem’ achter dit proces niet kent!

Als je je concentreert op de verschillen, kunnen dingen ingewikkeld worden. Als we kijken naar de gemeenschappelijke ‘parameters’ worden dingen helder. Als je naar mensen kijkt, lijken ze sterk op elkaar:

• 2 modellen
• 4 kleuren
• Gewicht tussen 0,6 en 200 kg

Tenzij ze beschadigd zijn, hebben ze allemaal

• 2 armen
• 10 vingers
• dezelfde basissoftware
• enz.

Complexiteit ontwarren

Laten we deze kennis eens toepassen op onze processen… Zou het waar kunnen zijn dat elk facturatieproces in wezen hetzelfde is? Dat ze allemaal dezelfde gemene delers hebben? Wat zijn dan de gebruikelijke stappen in dat proces en wat zijn de mogelijke variaties op die stappen? Zodra we dit ‘systeem’ van benodigde activiteiten om een bepaalde taak uit te voeren begrijpen, hebben we de basis om een proces te ontwerpen.

Voor auto’s weten we: ze behoren allemaal tot een bepaald merk, en binnen elk merk zijn er verschillende modellen, verschillende motoren, alle motoren komen uit een basispallet (benzine, diesel, LPG, elektrisch…). Auto’s hebben een kleur of een aantal kleuren, ze hebben allemaal een wiel gebaseerd op een velg en een band enz.

Dus hoewel de verschijningsvormen oneindig zullen zijn, zijn de parameters en de keuzemogelijkheden beperkt!

Zodra de parameters en hun paletten geïdentificeerd zijn, hebben we de ‘sleutel’ om de ‘complexiteit’ te ontwarren en terug te brengen tot een reeks eenvoudige keuzes…

Voorbeelden

Koch’s Curve

Koch’s Curve laat zien hoe het mogelijk is om een eindeloos patroon op een lijn te krijgen door de lijn eenvoudigweg recursief te vervormen. Fractals zijn andere voorbeelden van schijnbaar extreem complexe figuren die in feite herhalingen zijn van een veel eenvoudigere activiteit. Zodra je ziet hoe de figuur is opgebouwd, verdwijnt de complexiteit en wordt het een transparant patroon…

Niet-lineaire dynamica

Nonlinear Dynamics laten zien hoe je erachter kunt komen of wat je ziet echt ‘willekeurig’ is of dat het een structuur heeft. Hoewel het nog niet bewezen is, denk ik dat het mogelijk moet zijn om deze technieken te gebruiken om te detecteren of een incident (zoals een ongeluk of een kwaliteitsdefect) heeft plaatsgevonden. Uit de Wet van Heinrich en de Bird’s Law weten we dat er een correlatie bestaat tussen de aanwezigheid van afwijkingen en het optreden van een ongewenst incident. Daarom zijn ongevallen en incidenten niet langer meer een “ongelukkige samenloop van omstandigheden”. Het incident MOEST gewoon gebeuren, gebaseerd op de parameters die op een bepaald moment een bepaalde waarde hadden! Het is een diepe miskenning van statistiek om aan te nemen dat dingen niet zullen gebeuren omdat de kans dat het gebeurt ongelooflijk klein is. De kans dat precies díe auto voor je staat bij je volgende tankstop is één op een ziljoen, en toch zal hij er morgen of volgende week staan als je gaat tanken!

Waarde of ruis

Door ‘waarde’ te onderscheiden van ‘ruis’ of ‘niet-waarde’ in een proces, kunnen we onnodige activiteiten uit het proces elimineren. Minder activiteiten en correctielussen in het proces zullen de complexiteit ervan verminderen. Om de genomen stappen te identificeren en op waarde te analyseren, is Makigami de perfecte methode. Om een robuust en structureel correct proces verder te ontwerpen, wordt het PSD gebruikt.