Neurosurgical Science Centre Tilburg
Makigami gebruikt om de behandeling van lumbosacraal radiculair syndroom te versnellen
(LRS, ‘Hernia’) van gemiddeld 107 dagen naar 14 dagen!
Makigami procesverbetering in ziekenhuizen en de gezondheidszorg
Vaak wordt de vraag gesteld of een makigami in een ziekenhuis vergelijkbare resultaten oplevert als in andere omgevingen.
Twee multidisciplinaire teams van elk 6 personen van het Nederlandse St Elisabeth ziekenhuis (tegenwoordig ETZ) gingen 11 en 12 december 2006 door een Makigami analyse van de behandeling van ‘een hernia’ (LRS). Het was een van de eerste makigami’s ooit gemaakt in een ziekenhuis.
Het St Elisabeth Ziekenhuis (nu ETZ) in Tilburg – Nederland
Het LRS-proces
Voor de patiënt begint het proces met het bezoek aan een neuroloog en eindigt het wanneer de patiënt correct wordt behandeld. In die tijd was dat vooral opereren. Deze “kleine operaties” bemoeilijkten de planning van grotere neurochirurgische ingrepen enorm. Dit moest worden opgelost.
Beide teams kwamen met elk meer dan 10 meter analyse!
Hoewel ze dagelijks bij het proces betrokken waren, waren ze verbijsterd over de complexiteit van zo’n ‘gewone, standaardbehandeling’.
Gemiddeld is een patiënt 107 dagen ‘onderweg’, met schommelingen tussen 37 en 270 dagen.
Makigami Teams
Aan de teams namen deel:
- Floor manager,
- manager neurochirurgie,
- Chef de clinique,
- verpleegkundigen,
- secretaresses,
- afdelingsassistenten,
- en neurochirurgen.
Geen van hen had kennis van het hele proces, de meesten waren zich zelfs niet bewust van van hele delen van het proces.
Hoe lang duurde deze makigami?
Het kostte de teams ongeveer 1,5 dag om het huidige proces volledig te begrijpen en te beschrijven. Tijdens deze fase werden veel ideeën geopperd en besproken. Waardevolle kwesties werden geparkeerd voor verder onderzoek. Het delen van verschillende perspectieven is een cruciaal doel in deze ‘oefening’. In deze fase ontstaan veel ideeën voor de toekomstige staat van het proces.
Aan het einde van de tweede dag presenteerden beide teams de resultaten aan elkaar en aan genodigden. Ze waren er allemaal van overtuigd dat het mogelijk moest zijn om het hele proces in 4 tot 14 dagen te doorlopen, afhankelijk van de route die het zou nemen. De Future State van het proces kon worden beschreven op 1,5 Makigami vellen, vergeleken met 9 vellen in de huidige situatie. Veel complexiteit valt weg!
De implementatie van de Future State makigami
De implementatie werd binnen 3 maanden gerealiseerd, wat gerust een recordtempo genoemd mag worden!
Er werd een “hernia-straat” opgezet, waarin teamleden van alle benodigde disciplines samenwerkten volgens het gedefinieerde makigami future state-proces.
Uit het nieuwe proces ontstond als vanzelf een multidisciplinair team dat zonder veel omhaal samen de stroom hernia-patiënten kon voorzien van snelle en vooral sterk patiëntgerichte zorg.
Niet alleen de patiënten, maar ook de medewerkers reageerden enthousiast; de duidelijke afspraken en hechte samenwerking resulteerden in een hoge werkstroom, maar minder werkstress en de voorheen gebruikelijke wrijving om deze patiëntenstroom te integreren in de andere stromen.
Het project was zo succesvol dat het ziekenhuis werd overspoeld met patiënten uit het hele land, wat het team voor een onverwachte nieuwe uitdaging stelde!
Wat werd er na deze Makigami gedaan?
Na deze eerste pilot in 2006 werd de makigami-methodologie al snel door een van de teamleden (een verpleegkundige) gebruikt om andere processen te verbeteren.
Olievlek werking
Deze eerste teams leerden de – relatief eenvoudige – methode en zagen hoe snel geweldige resultaten konden worden bereikt.
Omdat het management hier ruimte voor gaf, kon een van de deelnemers een nieuw team starten en een nieuw probleemproces transformeren.
Na verloop van tijd werden nieuwe methoden geïntroduceerd voor andere soorten problemen.
Er was een toenemende bereidheid tot verandering in de organisatie, die van onderaf werd ondersteund en van bovenaf werd gefaciliteerd.
De eerste verbetering kon zich dus als een olievlek door de organisatie verspreiden.
Het Elisabeth Ziekenhuis werd zo een van de eerste ziekenhuizen die grootschalige verbetermethoden uit de productie-industrie omarmde.
Radboud Universitair Medisch Centrum
SEH-proces herontwerpen
Een soortgelijke situatie deed zich voor in het Radboud Universitair Medisch Centrum. Na een eerste makigami uitgevoerd op de SEH van het academisch ziekenhuis (in Nijmegen, Nederland), gebruikte een van de medewerkers het op andere afdelingen en later in andere ziekenhuizen.
Tegenwoordig wordt het ook met succes toegepast in andere medische disciplines.
Waar dure apparatuur wordt gebruikt – zoals MRI-scanners, gammamessen of andere radio-therapieapparatuur – zal de combinatie van makigami en OEE (zie OEE Academy) spectaculaire resultaten laten zien!
Ter ere van Dr. Cees de Nie, een briljant neurochirurg die Lean en Makigami gepassioneerd promootte in de medische wereld.
Cees verliet ons veel te vroeg, maar dankzij zijn promotie van Lean zijn veel ziekenhuizen nu veranderd, wat leidt tot veel minder fouten en verliezen.
Cees heeft talloze levens gered en velen geïnspireerd – en zeker mij.
Arno
