Wat zijn de verbeteringen met Makigami Procesanalyse?
Fundamentele verbeteringen!
In vrijwel elk waardetoevoegend proces is 95 tot 99,5% van de tijd niet waardetoevoegend. Het is deze tijd die geen waarde toevoegt die wordt geïdentificeerd en geëlimineerd via de analyses in de makigami-sessies.
De meeste processen hebben veel overdrachtspunten (van het ene bureau naar het andere) die kunnen worden geëlimineerd. Dit leidt tot minder wachttijd en vooral tot minder fouten.
De doorlooptijd van vrijwel elk proces kan drastisch worden verbeterd door gebruik te maken van de makigamimethode. De verbeteringen met makigami beïnvloeden de doorlooptijd, fouten, processtabiliteit, kosten en nog veel meer.
Verbeteringen met Makigami
Doorlooptijd 50-90% sneller
Een goed uitgevoerde Makigami Process Mapping leidt vrijwel altijd tot extreem kortere doorlooptijden. Meer dan 50% sneller is heel gebruikelijk.
Meer toegevoegde waarde voor de klant/patiënt
Na het verwijderen van activiteiten die geen waarde toevoegen, kan de beschikbare tijd worden omgezet in het toevoegen van extra waarde. Dit leidt tot een hogere werktevredenheid van de werknemers en een hogere klant/patiënttevredenheid. En dit zonder extra kosten.
Minder interfaces van het ene bureau/afdeling naar het andere
Door waardetoevoegende activiteiten te combineren, wordt het aantal transfers tussen verschillende stappen drastisch verminderd. Minder bronnen voor fouten, meer eigenaarschap van werknemers en snellere levering.
Minder fouten
Samen met de bovenstaande resultaten, een beter begrip, overzicht en standaardisatie binnen het bovenstaande proces, is de kwaliteit van de output meestal aanzienlijk beter.
Minder formulieren en/of IT-systemen
Veel processen zijn in vele jaren gegroeid. We vinden een oerwoud aan formulieren, IT-oplossingen, procedures enz. Het is niet ongebruikelijk dat dezelfde set gegevens op meerdere plaatsen wordt opgeslagen. Natuurlijk vaak niet synchroon. Niet alleen een last voor de gebruikers, maar ook een serieus risico voor de data-integriteit.
RESULTATEN met Makigami
Doorlooptijd: 50% - 90% sneller
De doorlooptijd is de totale tijd van begin tot einde van het proces. (bijv. ‘klant vraagt offerte aan’ tot ‘klant ontvangt offerte’ of ‘Patiënt krijgt diagnose’ tot ‘Patiënt wordt behandeld’). U zult ontdekken dat er in het overgrote deel van de tijd niets gebeurt met het onderwerp in het proces (bijv. de offerte of de patiënt). Door al deze wachttijd weg te nemen, zal het proces enorm versnellen. Snelheid wordt steeds meer het grootste concurrentievoordeel. De huidige klus klaren in 10% van de huidige tijd is meestal echt geen rocket science. En het vergt helemaal geen investering!
Overdrachten: 90% Minder
Een ‘transfer’ is de verbinding tussen de ene persoon of afdeling en de andere. Dit zijn de zwakke plekken in veel processen omdat mensen hier moeten communiceren en precies moeten weten hoe ze de informatie stroomafwaarts in het proces moeten overbrengen. Hoe minder transfers, hoe minder kans op fouten op die punten.
Uitgangsfouten: 90% - 100% minder
Het ideale proces levert 100% van de tijd 100% kwaliteit. Elk proces moet onder controle zijn om geen waardevolle bronnen te verliezen. Door een duidelijk inzicht in elke waardestap en het elimineren van alle niet-waardetoevoegende activiteiten (inclusief overdrachten) gaat de kwaliteit aanzienlijk omhoog.
Tijd met toegevoegde waarde: 100% - 500% omhoog
Wanneer er geen tijd meer verloren gaat aan activiteiten die geen waarde toevoegen, komen er waardevolle middelen beschikbaar om taken uit te voeren die wel waarde toevoegen, op welke manier dan ook. Door het team uit te dagen om meer waarde toe te voegen, kunnen ze veel betere prestaties leveren zonder extra kosten.
De verbeteringen met makigami workshops laten meestal zien hoe historisch gegroeide processen transparanter, sneller en stabieler worden door de geïdentificeerde verliezen eruit te halen.
Systemisch denken
De Makigami Proces Map brengt een organisatie bijna automatisch in de richting van ‘systemisch denken en werken’.
De Makigami Methode is een eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken hulpmiddel. Het is echter het basis vehikel naar een totaal andere benadering van ondersteunende- en administratieve organisaties. Als zodanig is het het belangrijkste instrument voor een systemische – of zo u wilt een holistische – kijk op de organisatie en haar omgeving. Goed uitgevoerde sessies kunnen het startpunt zijn naar het volgende niveau van succesvolle organisaties.
