Hoe lang duurt het om een Makigami te maken?
Het is VEEL sneller dan een software-implementatie die complexiteit probeert te organiseren
De Makigami Methode is eenvoudig. Maar vergeet niet dat het in kaart brengen van een complex proces behoorlijk ingewikkeld kan zijn!
De duur van een Makigami Analyse hangt af van de complexiteit van het proces en de ervaring van de deelnemers.
Als het correct wordt begeleid, zal het ongeveer 3 tot 10 dagen duren om een volledig Makigami Process Mapping uit te voeren. Dit omvat een concept-implementatieplan en een ToDo-lijst.
De eigenlijke teamanalyse vergt enige (eenvoudige) voorbereiding.
Hoe snel kunnen we deze verbeteringen doorvoeren?
Voorbereiding
Het selecteren van teamleden, het plannen van de ‘makigami-week’ en het verzamelen van basisgegevens kost de meeste organisaties 4 tot 8 weken. Het kost maar een paar uur werk.
De analyse en het herontwerp uitvoeren
Als deze fase in één keer wordt uitgevoerd, duurt het 3 tot 10 dagen. 80% van de teams voltooit dit binnen een week (5 dagen).
Implementatie
Met de steun van het management, wordt de implementatie gewoonlijk binnen 100 dagen (3 maanden) uitgevoerd. In complexere situaties wordt een tweede 100-dagenplan gepresenteerd en uitgevoerd. Dus over 3 tot 6 maanden zou het nieuwe proces live moeten zijn.
Kaizen na implementatie
Na deze doorbraakverbetering kan het proces verfijnd en voortdurend verbeterd worden door ‘kaizen-activiteiten’. Dit moet een continu proces zijn in uw organisatie; om op de hoogte te blijven van de laatste nieuwe situaties.
Wat is er zo moeilijk?
Beginnen!
Ik heb waarschijnlijk ALLE excuses gehoord om er niet aan te beginnen… En het lijkt veel gemakkelijker om enorme hoeveelheden geld en tijd te investeren in mooie automatiseringsprojecten dan om eerst een solide basis te creëren…
Een intensieve verliesanalyse maken
Nadat je het huidige proces in kaart hebt gebracht, is er wat moed voor nodig om veel van de dingen waar je zo druk mee was, als een verlies te bestempelen. Vooral als je geen andere manier ziet om het te doen. Here you may need an internal or external facilitator. Hoe beter dit gebeurt, hoe beter de toekomstige staat zal zijn.
Dromen over de Future State
Het is gemakkelijk om te verklaren waarom iets niet kan. Onze angst om de goede oude manier waarop we dingen deden los te laten en nieuwe manieren te omarmen kan onze grootste vijand zijn! Startups zijn vaak nog in staat om te kunnen dromen. U zult dit ook moeten durven…
Het implementatieplan uitvoeren
Het uitvoeren van het 100 dagen implementatieplan vereist veel communicatie met alle betrokken partijen. Het nieuwe proces is meestal fundamenteel anders dan het oude!
Mensen denken eerder in ‘taken’ of ‘functies’ dan in ‘processen’ of zelfs ‘systemen’. Ook het innemen van het perspectief van waarde en in het bijzonder waarde voor de klant vereist meestal een paradigmaverschuiving die een tijdje kan duren.
Of het een succes wordt of niet, hangt sterk af van de daadwerkelijke betrokkenheid van het management.
- Bent u bereid om in de praktijk te brengen wat u predikt?
- Bent u bereid om de consequenties van uw beslissingen te aanvaarden, wat die ook mogen zijn?
- Bent u bereid om uw professionals op de werkvloer te vertrouwen?
Wanneer kunnen we resultaten zien?
Grote veranderingen kunnen binnen 2 of 3 maanden worden bereikt. De echte verandering van houding en internalisatie van ‘nieuw gedrag’ kan echter veel langer duren. Het management moet hier voortdurend aandacht aan besteden.
Als je verdrinkt in georganiseerde verliezen, kan dit een hele uitdaging zijn…
Denk hier eens over na: Als je je al die verliezen kunt veroorloven, kun je het je niet veroorloven om ze te elimineren…?? Is dat niet de belangrijkste taak van een manager? Begin er gewoon mee, het is de moeite waard!
Hebben we hulp nodig?
Een ervaren facilitator kan
- het team helpen om binnen een paar dagen een gedegen toekomstbeeld EN een implementatieplan van 100 dagen te maken
- betrokkenheid verwerven van ondersteunend personeel en verantwoordelijk management
- het team begeleiden tijdens de implementatiefase
- voorkomen dat je terugvalt in oud gedrag
- de duurzaamheid van de nieuwe manier van werken ter discussie stellen
Als je nog niet bekwaam bent, is het de moeite waard om te investeren in een goede trainer en begeleider. Een goed gefaciliteerde makigami analyse zou een ROI moeten hebben van minstens 5 tot 10 keer.